Taskworld: herramienta de gestión de proyectos fácil de usar para equipos de todos los tamaños

Este es un artículo patrocinado y fue posible gracias a Taskworld. Los contenidos y opiniones reales son la única opinión del autor que mantiene la independencia editorial, incluso cuando una publicación está patrocinada.

¿Alguna vez has hecho un proyecto grupal donde todo estaba desorganizado y nadie estaba en la misma página? Es un poco difícil mantener la cordura, ¿no? Al trabajar con grupos (grandes o pequeños) y organizaciones, una de las mejores cosas que puede hacer para facilitar las cosas y mantener todo organizado es encontrar una solución de gestión de proyectos eficaz como Taskworld.

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos en el mercado, pero no todos tienen las mismas necesidades o preferencias. Entonces, si desea hacer una prueba y error antes de elegir la solución perfecta, Taskworld debería estar en la parte superior de su lista de herramientas para probar. He aquí un vistazo a lo que este gestor de proyectos avanzado tiene para ofrecer.

Configurar una cuenta

A primera vista, ya estaba feliz de ver que podía usar mi cuenta de Google (a través del inicio de sesión de Google) para registrarme. Puede usar su correo electrónico si lo prefiere, pero personalmente, no necesito otro inicio de sesión.

También puede elegir su idioma preferido después de registrarse, lo cual es excelente si habla tailandés, francés, holandés, español, portugués, chino, coreano o japonés. Es bueno ver que tienen soporte para una variedad de idiomas.

En funcionamiento con Taskworld

Taskworld se da cuenta de que no a todos les gusta resolver las cosas por sí mismos, por lo que agregaron un tutorial realmente útil para comenzar. Por supuesto, puede omitirlo si lo desea, pero solo toma un par de minutos y vale la pena seguirlo.

Hay un proyecto de muestra con el que puede jugar antes de crear uno propio. En su interior encontrará “Listas de tareas” y tareas de muestra. Todo esto se puede eliminar, pero es muy beneficioso para los principiantes.

El tutorial realmente te da una buena idea de cómo funciona todo y cuán organizado puedes conseguir a tu equipo. Al finalizar, estaba muy ansioso por comenzar.

Crear nuevos proyectos

Después de aprender a manejar, puede comenzar creando nuevos proyectos y agregándoles listas de tareas y tareas. Hacer esto es muy fácil ya que hay un botón “Nuevo proyecto” en la parte superior derecha del sitio.

Me encanta que tengas un control total sobre la privacidad de tus proyectos. Puede optar por tenerlos públicos (disponibles para todo su espacio de trabajo) o privados (disponibles para los miembros que especifique).

Una de mis funciones favoritas son las plantillas de proyectos. Puede elegir uno para cada proyecto que cree. Además de hacer las cosas a su manera con la plantilla “En blanco”, también puede elegir:

  • De lunes a viernes de plantilla – Te da una lista de tareas para cada día de la semana
  • Plantilla de equipo único : le da a cada miembro del equipo su propia lista de tareas
  • Plantilla de departamentos : da a cada departamento su propia lista de tareas (es decir, ventas, diseño, finanzas)
  • Plantilla Kanban : le brinda una lista de tareas para hacer, hacer y terminar (mi favorito personal)

Crear y administrar tareas

Agregar tareas a su lista de tareas y administrarlas es tan fácil como crear proyectos. El “+” está en la ubicación perfecta (al lado de cada título de la lista de tareas) para que pueda agregar rápidamente nuevas tareas según sea necesario.

Lo que también es genial es que esos títulos de la lista de tareas no están escritos en piedra. Puede cambiarles el nombre por algo más apropiado o más motivador.

Cuando se trata de etiquetas, ya existen algunas prefabricadas entre las que puede elegir. También puede agregar los suyos.

Lo que también es realmente conveniente es que puede buscar a través de sus etiquetas usando la barra de búsqueda. No es necesario desplazarse por una lista para encontrar las que necesita.

Me sorprendieron gratamente las opciones adicionales que aparecían al hacer clic en una Tarea actual. Poder cambiar el color de la etiqueta es muy importante para mí, ya que me gusta usar colores para representar urgencia e importancia. La función de lista de verificación también será útil, especialmente para las listas de compras y los suministros necesarios para un proyecto.

Algo que Taskworld también hace muy bien es incorporar conversaciones dentro de las tareas. De hecho, han creado su propio sistema de chat en lugar de integrar otra herramienta. Hacer clic en “Comentarios” le permite dejar un comentario e incluso agregar algún formato básico. Del mismo modo, todos los demás que pueden ver esa tarea también pueden agregar comentarios. Definitivamente ayuda a liberar su bandeja de entrada de correo electrónico.

También puede enviar mensajes privados a los miembros de su equipo haciendo clic en su “Chat Head” en el panel izquierdo; aquí se pueden anclar hasta cinco miembros del equipo para facilitar el acceso. Nuevamente, reduce los correos electrónicos y es un método extremadamente efectivo para comunicarse con los miembros del equipo.

Como a menudo me gusta adjuntar imágenes y enlaces a las tareas, me complace tener la sección “Archivos y enlaces” para hacerlo.

Lo mejor de todo es que puede cargarlos desde su computadora o agregarlos desde la nube (Box, Dropbox, Google Drive). La mayoría de la gente usa, al menos, uno de esos servicios.

Otras características

Una de las características más interesantes de Taskworld es la función de línea de tiempo de desplazamiento horizontal para proyectos; actualmente está en Beta. Le permite obtener una vista diferente de sus tareas; puedes ver todo de un vistazo. Hay una leyenda que explica lo que significa todo para que no sientas que solo estás mirando un montón de formas y colores.

No he visto esto con ninguna otra herramienta similar que haya usado. También quiero señalar que esto se suma a la vista Calendario (también disponible) que contiene Tareas para todos sus Proyectos. Obtienes una línea de tiempo para cada proyecto. Me resulta más fácil ver todo de un vistazo aquí.

Una de las características más valiosas de cada proyecto es Analytics. Le permite ver quién hace qué, quién holgazanea y cuánto tiempo es productivo frente a improductivo. Incluso hay un gráfico “Burn Up” que compara el alcance de un proyecto con el trabajo total realizado para ayudar a medir la velocidad de su equipo.

También es bueno saber que no es necesario tener un proyecto para poder agregar tareas. Con “Tareas directas” puede agregar tareas a su bandeja de entrada personal. Estos no están asociados con ningún proyecto y son solo para sus ojos.

Esto es ideal para cosas personales y domésticas, especialmente porque puede tener tareas repetidas.

Pensamientos finales

Si está familiarizado con Trello , notará que Taskworld está configurado y funciona de manera muy similar. De hecho, Taskworld incluso tiene una página de comparación que le mostrará todas las funciones que tienen para ofrecer que Trello no tiene. Incluso puede importar sus tareas de Trello a Taskworld  en un solo paso (cargue su archivo JSON de Trello y listo).

Como alguien que ha usado tanto Trello como Taskworld, definitivamente puedo estar de acuerdo en que hay muchas más funciones aquí. Algunas otras herramientas similares son Asana, MeisterTask y Teamwork. Los he probado todos, pero estoy muy impresionado con Taskworld.

Si ha estado buscando un nuevo director de proyecto, creo que Taskworld lo conquistará. Tiene una interfaz fácil de usar, un montón de funciones que realmente usará y una curva de aprendizaje muy pequeña.

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