Por qué debería archivar sus correos electrónicos y cómo puede hacerlo

Es curioso ver lo rápido que nuestras soluciones tecnológicas pasan de una solución digital sólida a un problema digital frágil. Tome los correos electrónicos, por ejemplo. Tener una cuenta de correo electrónico significa que nunca perderá un mensaje que le envíen, ¿verdad? Las desventajas son que nunca puede encontrar un mensaje una vez que aumenta la cantidad de correos electrónicos que almacena, y básicamente todo el correo se almacena en una ubicación en su computadora y es tan vulnerable a la pérdida.

Por supuesto, es posible que su computadora tenga una copia de seguridad (y realmente debería hacerlo si acaba de darse cuenta de que no es así), pero tener una copia de seguridad es una cosa; restaurar sus correos electrónicos en su programa de correo electrónico es otra.

Haciéndolo a mano

La forma más rápida y sencilla de hacer una copia de seguridad de los correos electrónicos vitales es, por supuesto, arrastrarlos a una carpeta y almacenarlos en una unidad USB. La mayoría de los programas de correo electrónico en la mayoría de las plataformas abrirán un correo electrónico suelto que probablemente incluirá archivos adjuntos. Eso está muy bien, pero lo que pasa con un cliente de correo electrónico es que mantiene sus correos electrónicos en una base de datos (teóricamente) con capacidad de búsqueda. Una colección suelta de archivos en una carpeta protege los datos, pero de ninguna manera es un recurso de búsqueda.

Puede ser un poco más organizado al respecto y arrastrar correos electrónicos sobre activación de cuenta, números de serie de productos, recibos de compras, etc., pero es un poco complicado tener que mantener todo eso actualizado manualmente.

Soluciones de software gratuito

La solución es un servicio de archivo de correo electrónico. Encontrará muchos servicios, pero la mayoría tienen un tono muy corporativo. Hay algunos, en particular la popular solución MailStore , que ofrece una versión gratuita de su software corporativo para uso doméstico.

Esta es una solución mucho mejor para mantener seguros sus correos electrónicos, y no solo seguros sino accesibles. Además de hacer una copia de seguridad de sus correos electrónicos fuera del sitio en una ubicación digital distante, puede restaurar sus correos electrónicos directamente al lugar donde se originaron en el software de su cliente. También puede buscar los correos electrónicos en la copia de seguridad para obtener detalles relevantes como el remitente y las fechas.

La mayor ventaja de utilizar un servicio de archivo de correo electrónico dedicado en lugar de una copia de seguridad general fuera del sitio o hacerlo a mano es simple: sus correos electrónicos no solo se pueden buscar sino también restaurar. Como beneficio adicional, esto también significa que tener sus correos electrónicos almacenados en una base de datos externa también facilita la migración de sus correos electrónicos. Si cambia de computadora, por ejemplo, si actualiza su máquina de escritorio principal, una de las mayores fuentes de dolor es tener que iniciar su cliente de correo electrónico desde cero sin tener acceso a su correo heredado.

Con una copia de seguridad externa que se puede restaurar fácilmente para cualquier cliente, puede simplemente obtener todos los correos electrónicos de su jefe, su esposa, su proveedor de software principal y continuar como si nada hubiera pasado. Esto es mucho más fácil que implementar herramientas de exportación e importación de correo electrónico o piratear las bases de datos manualmente, que ha sido la solución estándar durante mucho tiempo.

A medida que avanzamos hacia un momento en el que toda su vida laboral y familiar se almacena en el correo electrónico, tiene sentido tomar medidas para protegerlo.

En practica

Usando Mailstore como ejemplo, es muy simple de usar. Una vez que el software se ha descargado e instalado, al ejecutarlo se enfrenta a un Panel de control.

A la izquierda tiene una lista detallada de todos los informes que puede hacer.

En el centro tienes hotlinks para tareas comunes.

Y a la derecha tienes tu tablero.

Para comenzar, debe hacer clic en el enlace “archivar correo electrónico” en la columna central. Esto lo lleva al panel de correo electrónico de archivo.

Los archivos se rigen por “perfiles”, por lo que cada correo electrónico que desee respaldar debe crear un perfil. Puede hacerlo escribiendo su correo electrónico en el campo de creación de perfil o seleccionando un protocolo específico en el menú desplegable avanzado.

Se le pedirá que ingrese su contraseña para autorizar el acceso.

Una vez que el software haya sondeado su cuenta de correo electrónico en Internet para verificarla, se creará su nuevo perfil.

Se creará un perfil en el panel de control y ahora puede hacer doble clic en él para archivarlo desde el servidor en su máquina.

Nota: dado que el software habla directamente con su servidor de correo, esta máquina de archivo ni siquiera tiene que ser su máquina de correo electrónico, lo cual es útil para las copias de seguridad fuera del sitio.

Una vez hecho esto, se hará una copia de seguridad de su correo electrónico y se podrá buscar mediante el software Mailstore.

Conclusión

Con suerte, esto le ha dado algunas ideas que le ayudarán a sentir que sus correos electrónicos son un recurso y no una pila de basura. No tiene sentido tenerlos por ahí a menos que pueda encontrar los que necesita, y el archivo de correo electrónico es sin duda un paso en la dirección correcta.

Si tiene alguna idea sobre el archivo de correo electrónico, háganoslo saber en los comentarios a continuación.

Crédito de la imagen: Yuri Samoilov

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