MinuteIO: una herramienta web extremadamente conveniente para registrar actas de reuniones

En las reuniones, generalmente hay muchos oradores que tienen diferentes agendas que cubrir. Es fácil aburrirse en las reuniones y perder de vista algunas de las cosas que se dicen. Si bien esto está bien para los asistentes habituales a las reuniones, para las personas responsables de registrar las actas de la reunión, este es un problema importante. Deben prestar mucha atención a todo lo que se menciona en la reunión. Pero esta no es la parte más difícil de registrar las actas de las reuniones; la parte más difícil es clasificar los minutos en categorías apropiadas y enviárselos a sus jefes.

Esta última parte es la que más tiempo consume. Poner todo en el formato correcto para ser enviado por correo electrónico con sus superiores puede consumir una cantidad de tiempo sorprendentemente grande. Pero ese tiempo puede reducirse drásticamente si está utilizando un servicio web llamado “MinuteIO”.

Introducción

MinutesIO es un servicio web maravilloso y gratuito que ayuda a sus usuarios a registrar las actas de las reuniones. El sitio está diseñado para que pueda llevar su computadora portátil directamente a la reunión y comenzar a registrar las actas. Sin requerir que se registre para nuevas cuentas, MinutesIO le permite comenzar a ingresar los detalles de una reunión, registrar las actas, asignarles categorías, fechas de vencimiento y temas. Una vez finalizada la reunión, las actas registradas se pueden compartir con sus superiores por correo electrónico. Todo el proceso es extremadamente rápido y eficaz.

Uso

Cuando visite MinutesIO, simplemente haga clic en el botón verde grande para comenzar. El sitio no le pide que cree ninguna cuenta nueva; almacena información localmente en su navegador; esto explica la rápida capacidad de respuesta de la herramienta.

Al hacer clic en el botón, se abre una nueva interfaz para registrar las actas de la reunión. Puede comenzar a grabar los detalles de la reunión (título, ubicación, hora, proyecto, etc.) haciendo clic en el texto que aparece en la página web.

Puede modificar el texto en la página de la reunión de acuerdo con sus requisitos y para que se adapte a su reunión. Además de ingresar el nombre de su empresa y la ubicación de la reunión, puede ingresar su dirección de correo electrónico, los correos electrónicos de los asistentes o cualquier persona con la que luego compartirá las actas. Opcionalmente, también puede agregar una descripción para la reunión.

El área que te permite registrar minutos funciona de manera similar: haces clic en el texto y escribes para editarlo. Para cada minuto, puede agregar un tema en el panel más a la izquierda, luego seleccionar el tipo de minuto, agregar una nota para él, seleccionar quién lo dijo en la reunión y, opcionalmente, seleccionar una fecha límite para las tareas que se completarán más adelante. .

Cuando haya terminado con la reunión y le gustaría finalizar su acta, puede hacer clic en la marca de verificación (ü) que aparece a la izquierda.

Después de esto, sus minutos se finalizarán y podrá ver los paneles para compartir, imprimir y editar en el mismo lugar donde encontró la marca de verificación.

El botón de envío le permite compartir las minutas de la reunión con quien quiera compartirlas por correo electrónico. Antes de enviar el correo electrónico, se le muestra su vista previa.

Puede modificar los destinatarios del correo electrónico así como el cuerpo. En el cuerpo encontrará que las actas de su reunión están publicadas en una URL secreta. Puede copiar la URL desde aquí y compartirla directamente con amigos para que puedan ver los minutos sin enviarles un correo electrónico. Para volver a sus minutos en cualquier momento, puede volver a visitar MinuteIO y hacer clic en el botón superior en el panel izquierdo para ver su tablero. Aquí puede volver a visitar sus minutos registrados, editarlos y compartirlos.

Conclusión

MinutesIO es una herramienta invaluable para cualquiera que quiera registrar minutas de reuniones. Al ofrecer a sus usuarios una interfaz intuitiva para registrar minutos sin tener que registrarse para nada, el sitio presenta una comodidad sin precedentes. Para todas las secretarias o personas cuya tarea es registrar los detalles de la reunión, MinutesIO es un sitio web que debe marcar como favorito.

Echa un vistazo a MinutesIO @ http://minutes.io/

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