Cómo utilizar Google Drive para maximizar la productividad

Google Drive es uno de los servicios de almacenamiento en la nube más populares que existen. Este servicio de almacenamiento en la nube le brinda 15 GB de almacenamiento gratuito con la opción de comprar espacio adicional, tan pronto como se registre para obtener una cuenta de Google.

Con Google Drive, puede obtener acceso a su archivo en cualquier dispositivo al que haya agregado su cuenta de Google. También puede disfrutar del acceso sin conexión a sus archivos.

Cómo registrarse en Google Drive

Hay dos formas de obtener su cuenta de Google Drive. Puede ir a Google Drive e registrarse allí, o puede registrarse para obtener una cuenta de Gmail que le creará una cuenta de Drive automáticamente.

Una vez que se registre, Google lo guiará a través de un breve recorrido por las cosas que podrá hacer con Drive. Cuando acceda a su nueva cuenta de Drive, tendrá un archivo PDF esperando que le brinde consejos sobre cómo usar Drive.

Cómo cargar su primer archivo de Google Drive

Para cargar su primer archivo, haga clic en el menú desplegable a la derecha de Mi unidad. También puede hacer clic en el colorido signo más en la parte superior izquierda que dice Nuevo.

En la parte inferior derecha, puede ver que su archivo está en proceso de carga y, cuando esté listo, aparecerá junto al “PDF de introducción”. Si necesita cargar una carpeta completa, elija la opción “Cargar carpeta”.

Haga clic en el archivo que desea agregar y Drive le mostrará un mensaje preguntándole si está seguro de la carga y cuántos elementos se agregarán. Puede agregar todo tipo de archivos a la unidad, como video, imágenes, audio y documentos.

Cómo crear, compartir y administrar una carpeta de Google Drive

Hay tres formas de crear una carpeta en Drive. Puede hacer clic con el botón derecho en un espacio vacío al lado de un archivo, hacer clic en el menú desplegable Mi unidad o hacer clic en el colorido botón Nuevo más. Las tres opciones le mostrarán la opción “Nueva carpeta”.

Cada carpeta que cree siempre estará en la sección Carpeta. Para que una carpeta específica sea fácil de encontrar, puede asignarle un color particular. Puede hacer esto haciendo clic derecho en la carpeta y colocando el cursor en la opción de cambio de color. Cuando aparezca la paleta de colores, haga clic en el color que desee.

Al hacer clic con el botón derecho en una carpeta, también puede hacer cosas como compartir su carpeta con otros, crear un enlace que se pueda compartir para enviar, mover la carpeta, agregar a destacados, cambiar el nombre, buscar dentro de la carpeta, descargarla a su computadora o borrar la carpeta.

Cuando envíe el archivo por primera vez, verá dos opciones si Google detecta que uno o más de los colaboradores no tienen una cuenta de Google.

Puede enviar una invitación o enviarles un enlace donde podrán ver o editar el archivo. Si alguna vez desea hacer público un archivo en la sección “Quién tiene acceso”, haga clic en la opción azul “Cambiar”.

En la siguiente ventana, puede hacer que el enlace sea público en la Web, accesible para cualquier persona que tenga el enlace (no es necesario iniciar sesión) o solo dar acceso a personas específicas.

Antes de enviar la invitación, puede darle permiso a la persona para editar, agregar y organizar o para que solo vea la carpeta.

Puede hacerlo haciendo clic en el menú desplegable a la derecha del icono de lápiz.

Si alguna vez cambia de opinión y desea revocar el permiso o permitirles editar, puede realizar esos cambios incluso después de haber enviado las invitaciones.

Para modificar el permiso, haga clic en la carpeta cuyos permisos desea cambiar. Coloque el cursor en el icono del grupo y haga clic en la opción de configuración para compartir.

Cuando aparezca la nueva ventana, haga clic en la opción Avanzado. A la derecha del usuario verá un icono de lápiz con un menú desplegable y elegir el nuevo permiso. Esta opción también le permitirá hacer que otro usuario sea el nuevo propietario.

Cómo hacer una copia de un archivo

En Google Drive puedes hacer una copia de un archivo, no de una carpeta. Para hacer una copia de un archivo, haga clic derecho en el archivo y elija la opción “Hacer una copia”.

Se cambiará el nombre del archivo copiado con el prefijo “Copia de” para que pueda identificar qué archivo es el original y cuál es la copia.

Cómo seleccionar y descargar varios archivos de Google Drive

Para seleccionar varios archivos, presione Command(para Mac) o Ctrl(para Windows) y elija las carpetas que desea descargar. Cuando todas las carpetas estén resaltadas, haga clic derecho y elija la opción “Descargar”.

Cómo utilizar archivos de Google Drive sin conexión

Para poder acceder a sus archivos de Google Drive sin conexión, debe estar en línea (no en modo incógnito), usar Chrome e instalar la extensión Google Docs Offline . También es una buena idea ver si tiene suficiente espacio para los archivos que desea ver sin conexión.

Para habilitar esta opción, haga clic en la rueda dentada en la parte superior derecha y vaya a Configuración. En la sección General, haga clic en el cuadro que dice “Crear, abrir y editar sus documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google recientes en este dispositivo sin conexión”. Haga clic en el botón azul Listo. Debe estar en línea cuando haga esto.

Si los cambios se han guardado correctamente, verá una marca de verificación gris en la que deberá hacer clic. Active la opción de vista previa sin conexión y todos los documentos a los que no se puede acceder sin conexión aparecerán atenuados. Para acceder sin conexión a los archivos que no están atenuados, haga clic con el botón derecho en ellos y active la opción “Disponible sin conexión”.

Conclusión

Google Drive es beneficioso cuando tiene que guardar y administrar varios archivos con otros usuarios. Tiene una gran variedad de opciones cuando se trata de administrar sus archivos, e incluso si falla su conexión a Internet, aún podrá acceder a sus archivos. ¿Qué tan útil encuentra Drive para usted? Comparte tu opinión en los comentarios.

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