Cómo mantener sincronizada su vida digital: ¡automáticamente!

Esta es una publicación de invitado de Anders Vinther ( Easy-Email.net )

En estos días, la mayoría de la gente usa una variedad de dispositivos electrónicos todos los días: computadoras, teléfonos inteligentes, iPads, lo que sea. Creo que la única persona que queda que solo usa una computadora es mi mamá.

Todos sabemos lo difícil que es mantener su información actualizada y disponible cuando la necesitamos. Si eres como yo, no querrás tener que recordar actualizar tu llave USB antes de salir de la oficina o enviarte un correo electrónico desde tu dirección de correo electrónico del trabajo a tu dirección de correo electrónico personal … la mayoría de las veces ni siquiera sabes qué necesitará.

¿No sería fantástico si pudiera tener todos sus archivos, marcadores, correos electrónicos, contraseñas, contactos y calendario actualizados, sin importar dónde se encuentre o qué computadora o dispositivo esté utilizando? Aquí está la guía completa para sincronizar su vida digital. Configúrelo una vez y luego olvídese, ¡todo es automático! Tomará un poco de tiempo organizarlo desde el principio, pero le ahorrará mucho tiempo a partir de ese momento.


En primer lugar, debemos responder a la pregunta: ¿cuáles son los componentes básicos que forman su vida digital?

Lo he reducido a:

  1. Documentos
  2. Email
  3. Contactos y calendario
  4. Marcadores de Internet
  5. Contraseñas

1. Sincronizar documentos

Desea crear un documento en la computadora de su oficina, guardarlo antes de irse a casa y luego editarlo en la computadora de su casa a las 3 de la mañana cuando haya tenido esa brillante onda cerebral.

También desea poder obtener ese documento faltante mientras visita a un cliente, incluso si no trajo su computadora.

Como lo haces

Hay varias opciones de sincronización de archivos disponibles. Dropbox es mi opción preferida. Se ha discutido extensamente aquí, así que seré breve.

Instalas un pequeño programa en tu computadora. Se crea una nueva carpeta y todo lo que coloca en esta carpeta se sincroniza automáticamente con todos los demás dispositivos que posee. Y también puede acceder a sus archivos desde un navegador de Internet iniciando sesión en el sitio de Dropbox.

¡Es muy fácil de usar! Incluso puede compartir carpetas con otras personas , por lo que no es necesario seguir enviándose por correo electrónico diferentes versiones de un documento.

Dónde conseguirlo y precio:

Vaya a www.dropbox.com y regístrese.

Obtienes los primeros 2GB gratis. 50 GB cuesta $ 9,99 / mes, 100 GB cuesta $ 19,99 / mes.

2. Sincronizar correo electrónico

El correo electrónico llegó para quedarse (solo pregúntele a la gente de Google Wave). Sigue siendo el medio de comunicación esencial. Y eso no cambiará en el futuro cercano.

Como lo haces

IMAP (Protocolo de acceso a mensajes de Internet) es la clave aquí. IMAP es una tecnología que le permite sincronizar su correo electrónico con un servidor en lugar de descargarlo en su computadora. Y esto significa que también puede acceder a todo su correo electrónico desde otras computadoras y teléfonos inteligentes. Al almacenar una copia local en su computadora portátil, también puede trabajar con su correo electrónico sin conexión.

Hay muchas maneras de hacer esto. Te recomiendo que utilices el excelente servicio de Gmail. Puede crear una cuenta de Gmail gratuita y utilizarla como un centro de sincronización central. El beneficio de usar Gmail es que son compatibles con una amplia gama de dispositivos móviles, por lo que también puede obtener su correo electrónico en su teléfono inteligente. Otro beneficio es la capacidad de Gmail para recopilar y enviar correo electrónico desde sus otras cuentas de correo electrónico también, ya sea correo web u otro cliente de correo electrónico.

Todos los clientes de correo electrónico modernos admiten IMAP (algunos mejores que otros).

En resumen, los pasos para configurar la sincronización a través de IMAP son:

  1. Crea una cuenta de Gmail y habilita IMAP (en la configuración).
  2. Configure Gmail para recopilar y enviar correo electrónico desde sus otras direcciones de correo electrónico.
  3. Configure sus clientes de correo electrónico (Outlook, Apple Mail, Thunderbird, Windows Live Mail, etc.) para conectarse a su cuenta de Gmail mediante IMAP.
  4. Configure sus clientes de correo electrónico para enviar correos electrónicos desde sus otras direcciones de correo electrónico también.
  5. Configure sus dispositivos móviles para comunicarse con su cuenta de Gmail.

Dónde conseguirlo y precio:

IMAP es una tecnología y es compatible con la mayoría (si no todos) los clientes de correo electrónico. De modo que puede utilizar su cliente de correo electrónico favorito o incluso una combinación de clientes de correo electrónico.

Puede obtener una cuenta de Gmail gratuita en www.gmail.com .

Si desea instrucciones detalladas sobre cómo configurar esto, encontrará guías ilustradas fáciles de seguir en Easy-Email.net (gratis por 1 dirección de correo electrónico, $ 37 por varias direcciones de correo electrónico).

3. Sincronizar contactos y calendario

Conocemos a más personas que nunca. Y tenemos más formas de comunicarnos con esas personas que nunca. Por lo tanto, debemos mantenernos al tanto de nuestra información de contacto.

Y a medida que estamos cada vez más ocupados, también necesitamos nuestro calendario disponible en todo momento.

Como lo haces

Hay muchas formas de sincronizar sus contactos y calendarios. La mayoría de estos son suficientes para la sincronización punto a punto, por lo que si solo usa una computadora y un teléfono, es fácil mantener ambos sincronizados. Sin embargo, una vez que aumenta la cantidad de computadoras, se vuelve más difícil mantener todo sincronizado.

Al igual que con el correo electrónico, la mejor manera de evitar dolores de cabeza es utilizar Gmail como un centro de sincronización central. Gmail puede sincronizarse con la mayoría de los dispositivos.

Dónde conseguirlo y precio

Dispositivos móviles:

  • Un buen punto de partida para la sincronización de contactos entre Gmail y su teléfono es aquí: www.google.com/mobile/sync
  • Goosync: www.goosync.com (Servicio gratuito, Servicio Lite £ 8,99 / año, Servicio Premium £ 19,95 / 12 meses)

Para Outlook 2003, 2007 y 2010:

  • Enlace complementario: www.companionlink.com ($ 39,95)
  • Plaxo: www.plaxo.com (45 €)
  • Social: www.soocial.com (servicio limitado gratuito o $ 3.99 / mes o $ 39 / año)
  • gSyncit: www.daveswebsite.com/software/gsync ($ 19,99 por computadora)

Thunderbird:

  • gContactSync: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/8451/ (gratis)
  • Zindus: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/6095/ (gratis)
  • Contactos de Google: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/7307/ (gratis)
  • Pestaña Calendario de Google: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/70768/ (gratis)
  • Lightning: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/2313/ (gratis)
  • Proveedor de Google Calendar: https://addons.mozilla.org/en-US/thunderbird/addon/4631/ (gratis)

Correo de Apple:

  • Funcionalidad incorporada en las últimas versiones de Apple Mail (gratis)

Si desea instrucciones detalladas sobre cómo configurar la sincronización de contactos y calendario entre su cliente de correo electrónico y Gmail, puede obtener guías ilustradas fáciles de seguir de Easy-Email.net ($ 10 o $ 1 en combinación con una Guía avanzada). Disponible para Outlook 2003, 2007, 2010, Apple Mail y Thunderbird.

4. Sincronizar marcadores de Internet

¿Cuántas veces ha estado buscando ese sitio que sabe que marcó hace solo un par de días? ¡Solo para descubrir que lo marcó en su otra computadora!

¡Una gran noticia! ¡Xmarks sigue vivo y coleando! (Fue touch & go por un tiempo)

Como lo haces:

Simplemente instale xmarks en todos sus navegadores de Internet, configure una cuenta y olvídese. ¡Fácil!

¡Xmarks incluso puede recordar qué pestañas tenía abiertas! (Versión Premium)

Dónde conseguirlo y precio:

Vaya a www.xmarks.com .

Gratis para navegadores de Internet, $ 12 por año para dispositivos móviles / versión premium.

5. Administrar y sincronizar contraseñas

¿Preocupado por el robo de identidad? ¿No recuerdas tus contraseñas? ¿Está reutilizando contraseñas y nombres de usuario en diferentes sitios web?

Como lo haces:

Creas una cuenta con Lastpass. Siempre que se registre en un nuevo sitio, Lastpass le ofrecerá generar una contraseña segura para usted y almacenarla de forma segura para que solo usted pueda acceder a ella. La próxima vez que visite el sitio, Lastpass completará la información de inicio de sesión por usted. Esto es mucho más seguro que almacenar los datos de inicio de sesión en su navegador. No solo ha aumentado considerablemente su seguridad, sino que también ha facilitado su vida.

Simplemente instale Lastpass en todas sus computadoras y sus nombres de usuario y contraseñas se sincronizarán automáticamente en todas partes. Incluso puede acceder a ellos a través de Internet.

Ahora solo necesita recordar una contraseña.

Dónde conseguirlo y precio:

Cree una cuenta en www.lastpass.com .

Gratis para navegadores de Internet, $ 1 por mes para dispositivos móviles.

Consejo adicional para pequeñas empresas

Tenemos un pequeño negocio de bandas de dos hombres. Escribimos las guías de Easy-Email y ejecutamos el sitio web. En la empresa utilizamos Dropbox, Easy-Email y Lastpass para compartir todo lo relacionado con la empresa. Esto significa que podemos trabajar en los mismos documentos, responder el correo electrónico de los demás cuando uno está ausente y tener fácil acceso a todos los inicios de sesión de nuestra empresa para nuestros más de 40 sitios web. ¡No hay problema!

Conclusión

Espero que esto le ayude a evitar molestias y a aumentar su eficiencia. Como se mencionó, usamos todas estas herramientas a diario en nuestro negocio y no me gustaría pensar en cuánto tiempo perderíamos si tuviéramos que volver a como solíamos trabajar antes.

Así que sigue adelante y prepara las piezas que faltan del rompecabezas, luego podrás relajarte y disfrutar de la libertad de calcular desde cualquier lugar.

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