Cómo hacer las cosas con su equipo usando Collabtive

En un artículo anterior , exploramos cómo puede mantener sus tareas y otras tareas pendientes organizadas con Zanshin. Pero, ¿y si trabajas con un equipo? ¿Cómo se mantiene un registro de quién está haciendo qué y cuándo? Puede usar el correo electrónico (que se vuelve difícil de manejar), un documento de Google de algún tipo (que es mejor, pero aún está lejos de ser elegante) o cara a cara (ya sea en el verdadero sentido de sentarse en una reunión, o a través de nuevas herramientas como IM o Google Hangouts). Si bien todos estos métodos tienen su momento y lugar, una excelente manera de realizar un seguimiento del progreso de un proyecto es utilizar un sistema diseñado para esa tarea. Collabtive es una aplicación web que incluye lo que la mayoría de los grupos de proyectos necesitan y es lo suficientemente simple para que cualquiera la use.

Instalación y lanzamiento

Dado que Collabtive es una aplicación basada en MySQL y PHP, necesitaremos instalarla en un servidor LAMP. La descarga de la aplicación contiene un archivo “Léame” para su instalación en un servidor web típico; también puede agregarlo a una pila Bitnami existente que tenga como se describe aquí para probarlo primero.

Deberá iniciar la instalación yendo a “http: // localhost: [puerto] /ruta/to/collabtive/files/install.php”. La primera pantalla de instalación solicita algunos detalles simples, incluido el idioma en el que desea que esté la interfaz, información sobre los componentes de software que faltan (si corresponde) y las credenciales para la base de datos que creó para Collabtive, como se muestra a continuación.

La siguiente pantalla le pide que cree un nuevo usuario.

¡Eso es! Su nuevo sistema de gestión de proyectos está instalado.

Uso

Iniciar sesión en su nueva instalación colaborativa lo llevará al escritorio, que le muestra un resumen de los proyectos en los que está trabajando y sus elementos de trabajo dentro de esos proyectos. Ahora no hay nada, así que vamos a crear algunos.

Haga clic en la pestaña “Proyectos”.

A continuación, haga clic en “Agregar proyecto”. La siguiente pantalla le dará la oportunidad de agregar un título para el proyecto, una descripción, una fecha de vencimiento general, un presupuesto e indicar qué miembros del equipo participarán en él.

La siguiente pantalla le dará la oportunidad de agregar un título para el proyecto, una descripción, una fecha de vencimiento general, un presupuesto e indicar qué miembros del equipo participarán en él.

Una vez que cree un proyecto, aparecerá como un elemento en la pestaña “Proyectos”.

El primer paso en su proyecto (incluso antes de crearlo aquí en Collabtive) debe ser identificar todas las cosas que deberán suceder antes de que el proyecto se considere terminado. En Collabtive, puede usar estas cosas para crear listas de tareas. Haga clic en la pestaña “Listas de tareas” dentro del proyecto, luego en el botón “+” para agregar una. Deberá darle un nombre y una descripción. No se preocupe por el menú desplegable “Hito”, lo trataremos más adelante, pero tenga en cuenta que será útil separar el proyecto en fases, cada una con su propia Lista de tareas e Hito asociados. Estamos creando un proyecto simple, así que hagamos esta lista como “Todas las tareas”.

Una vez creada la lista, puede agregarle tareas haciendo clic en el botón “+” o en la pestaña “Agregar tarea” dentro de una lista de tareas.

Asigne un título, una descripción, una fecha de vencimiento a la tarea y asígnela a un miembro del equipo, y estará listo para administrar sus proyectos. Sin embargo, dado que Collabtive es más valioso cuando trabaja en un entorno de equipo, configuremos algunos de sus colegas para que lo usen. En la esquina superior derecha de la ventana del navegador, encontrará cuatro iconos. Coloca el cursor sobre el icono de llave inglesa (que es “Administración”) y verás tres más. Haga clic en el del medio (“Administración de usuarios”), luego haga clic en el botón “+” o en la pestaña “Agregar usuario” en la sección “Administración de usuarios” en la parte superior. Deberá darle al nuevo usuario un nombre, una contraseña y un rol (para los colegas, probablemente querrá usar el rol de “Usuario”); los otros campos son opcionales.

Solo con estas funciones, puede utilizar Collabtive como una forma eficaz para que los compañeros de equipo se mantengan al día sobre el progreso de los proyectos.

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