Cómo enviar respuestas almacenadas como respuestas automáticas en Gmail

Después de la reciente renovación de la interfaz de usuario, Gmail se ha reafirmado como el mejor servicio de correo electrónico por su facilidad de uso y accesibilidad. También es fácil agregar varios detalles a Gmail usando extensiones y complementos. Entre las mejores se encuentran las respuestas almacenadas: correos electrónicos escritos previamente por usted mismo, que puede enviar con un clic o incluso automáticamente.

Le mostraremos cómo crear respuestas predefinidas, luego usaremos filtros para enviarlas como respuestas automáticas a quien quiera.

Habilitar respuestas almacenadas

Primero, deberá habilitar las respuestas almacenadas en Gmail. Es un poco misterioso por qué una función tan útil no está habilitada de forma predeterminada.

Para habilitar las respuestas almacenadas, haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de su bandeja de entrada de Gmail.

En Configuración, haga clic en la pestaña Avanzado, luego seleccione “Habilitar” junto a “Respuestas almacenadas”.

Cómo utilizar las respuestas predefinidas

A partir de ahora, al redactar un nuevo correo electrónico, puede hacer clic en el icono de menú de tres puntos en el cuadro “Mensaje nuevo” y aparecerá como opción “Respuestas almacenadas”. Pase el cursor sobre eso y verá opciones para Insertar, Eliminar y Guardar sus respuestas predefinidas.

Para crear una nueva respuesta predefinida (o una plantilla de respuesta automática, según sea el caso), ignore la configuración de “Respuesta predefinida” por ahora. Simplemente escriba lo que quiere decir en su respuesta automática en el cuerpo del cuadro Nuevo mensaje.

Cuando haya terminado, haga clic en el ícono de menú en la esquina inferior derecha, seleccione “Respuestas almacenadas” y luego haga clic en “Nueva respuesta almacenada”.

Se le pedirá que le dé un nombre a su respuesta predefinida. Ponle una etiqueta y haz clic en “Aceptar”. A la nuestra la llamamos “Reunión”.

Ahora, la próxima vez que vaya al menú Respuestas almacenadas en el cuadro Mensaje nuevo, verá que su nueva respuesta automática aparece como una opción. Si desea agregarlo al correo electrónico, simplemente haga clic en él debajo del encabezado “Insertar”.

Si desea editar su respuesta predefinida, primero ábrala debajo del encabezado “Insertar”, realice los cambios, luego vuelva al menú de respuestas predefinidas y haga clic en ella debajo del encabezado “Guardar”. Presione OK cuando se le solicite que confirme la sobrescritura.

Para eliminar una respuesta predefinida, abra el menú Respuestas predefinidas y selecciónelo debajo del encabezado “Eliminar”.

Convierta las respuestas almacenadas en respuestas automáticas

Ahora es el momento de convertir estas respuestas almacenadas en respuestas automáticas completas.

Haga clic en el icono de engranaje en Gmail, luego en Configuración.

A continuación, haga clic en “Filtros y direcciones bloqueadas”, luego en la parte inferior (es posible que deba desplazarse si tiene filtros existentes) haga clic en “Crear un nuevo filtro”.

En el siguiente cuadro, seleccione sus criterios para una respuesta automática, ya sea cuando reciba correos electrónicos de direcciones específicas, correos electrónicos que incluyan la palabra “trabajo” o correos electrónicos con cosas específicas escritas en la línea “Asunto”.

Cuando haya terminado, haga clic en “Crear filtro”, luego, en el siguiente cuadro, marque la casilla “Enviar respuesta predefinida” y elija la respuesta predefinida que desea enviar.

Cuando esté listo, haga clic en “Crear filtro” nuevamente, ¡y listo!

Conclusión

Puede crear cualquier número de respuestas automáticas y respuestas enlatadas utilizando el método anterior, creando una base de datos de respuestas instantáneas para todos los propósitos. Podría tener una respuesta automática que diga que se comunicará con alguien en unas horas, unos días o incluso nunca, si así lo desea. Tu decides.

Otro gran uso de las respuestas enlatadas es crear firmas que puede incluir en sus correos electrónicos. Gmail tiene una opción de Firma, pero es un poco limitada y debe activarla y desactivarla todo el tiempo. Con las respuestas almacenadas, puede agregar firmas rápidamente por correo electrónico.

Para obtener más información, consulte nuestra guía sobre cómo utilizar las respuestas predefinidas como herramienta de firma  (puede pasar a la parte que habla sobre la creación de una firma).

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