Cómo compartir o enviar documentos de Google de manera eficiente por correo electrónico

En estos días, en el mundo profesional, hay muchas formas para que las personas se comuniquen entre sí, como en LinkedIn o Slack. Sin embargo, a pesar de ser uno de los medios de comunicación más antiguos en Internet, el correo electrónico confiable sigue siendo una de las mejores formas para que los profesionales discutan asuntos.

Si es un ávido usuario de Google Docs, es posible que desee enviar un documento de Google Docs por correo electrónico. ¿Pero cómo haces eso?

De hecho, hay una gran variedad de formas en las que puede compartir su documento con otras personas. El que elija se basa en última instancia en cómo desea compartir su documento con otros.

Como una invitación

Si simplemente desea enviar una invitación para ver el Documento de Google , haga clic en el botón azul “Compartir” en la parte superior derecha.

En el cuadro de diálogo “Compartir con otros”, ingrese los correos electrónicos de las personas con las que desea compartirlo. Si los tiene en sus contactos, puede hacerlo a través de nombres.

En el ícono de lápiz a la derecha, puede seleccionar el nivel de acceso que tendrá su audiencia. De forma predeterminada, se establecerá en “Puede editar”.

Si bien esto funciona perfectamente para compartir un documento, no es ideal para todas las situaciones. Esto se debe a que simplemente enviará un correo electrónico de invitación a los destinatarios para ver su documento. Por ejemplo, si está enviando un currículum vítae o un documento, querrá tener el enlace al documento junto con la carta de presentación. ¡Simplemente enviar una invitación puede confundir a la gente!

Como enlace

Si desea colocar un vínculo dentro del correo electrónico, puede vincularlo directamente al Documento de Google para que la gente lo lea. Para obtener un enlace, haga clic en el botón azul “Compartir” como se muestra arriba, pero esta vez haga clic en “Obtener enlace para compartir” en la parte superior derecha del cuadro que aparece.

De forma predeterminada, Google Docs le proporcionará un enlace que permite a las personas ver su documento. Si está bien, haga clic en el botón “Copiar enlace” y péguelo en su correo electrónico. Sin embargo, desde esta configuración también puede hacer que las personas que hagan clic en su documento a través del enlace puedan comentarlo o editarlo también. Esto es muy útil si desea colaborar con alguien en su documento.

Para que su enlace se vea profesional en su correo electrónico, intente incrustarlo en el texto para que fluya de forma más natural.

Como adjunto

Si prefiere adjuntar una copia del documento en un correo electrónico, puede hacerlo directamente desde Google Docs. Si ha iniciado sesión en Google Docs con la misma cuenta desde la que desea enviar un correo electrónico, no necesita descargar nada, ¡simplemente envíelo de inmediato!

Para hacer esto, haga clic en “Archivo” y luego “Enviar por correo electrónico como archivo adjunto”.

Aparecerá una ventana solicitando un correo electrónico, así como un asunto y un cuerpo. Tenga en cuenta que no puede agregar el correo electrónico que desea enviar desde aquí; esto se debe a que Google Docs asume que desea enviarlo desde la cuenta de Google en la que inició sesión.

Además, puede elegir el formato del documento desde esta ventana.

Una vez que haya terminado, haga clic en “Enviar” y Google Docs enviará automáticamente su documento como un archivo adjunto a los correos electrónicos que enumeró.

Dentro del cuerpo del correo electrónico

De manera similar, si desea enviar el artículo completo dentro del cuerpo del correo electrónico, también puede hacerlo a través de Google Docs. Ingrese a la pantalla “Adjunto de correo electrónico” como se indicó anteriormente, pero cuando vaya a seleccionar un tipo de archivo, haga clic en “Pegar el elemento en el correo electrónico”. Nuevamente, como arriba, esto asume que desea enviar el correo electrónico desde la cuenta en la que está conectado actualmente.

Documentos hechos más fácilmente

Cuando intentas compartir un documento de Google con otras personas, a veces querrás usar el correo electrónico. Sin embargo, adjuntar un documento de Google a un correo electrónico es más fácil de lo que cree. Ahora conoce todas las diferentes formas de compartir un documento mediante el correo electrónico.

¿Cuánto utiliza el correo electrónico para enviar documentos en línea? Háganos saber a continuación.

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