3 reglas Hazel personalizadas que puede utilizar para automatizar la gestión de archivos

“No te repitas” es una regla cardinal de programación. Está destinado a advertir a los programadores que no ejecuten manualmente el mismo segmento de código repetidamente cuando las computadoras pueden hacer ese tipo de cosas automáticamente. Pero no tienes que ser programador para evitar repetirte. Si eres un usuario de Mac, Hazel te ayudará a organizar tus archivos automáticamente, aumentando tu eficiencia y liberando tu mente de la odiosa monotonía de barajar bits a mano.

¿Qué es Hazel?

Hazel es una aplicación de macOS que proporciona una interfaz gráfica fácil de usar para algunas capacidades de scripting bastante avanzadas. Funciona en un tipo de estructura bastante simple “si esto, entonces aquello”, lo que significa que hace coincidir parámetros específicos con archivos específicos, y luego realiza una tarea si se cumplen esos parámetros. Si bien la lógica es simple, puede encadenar un montón de funciones complejas para crear programas sofisticados y luego configurarlos para que se ejecuten cuando lo desee.

Configuración de Hazel

Hazel es fácil de configurar. Una vez que haya descargado  e instalado la aplicación, la encontrará en sus Preferencias del sistema. Haga clic en el icono para abrir el panel de preferencias y podrá comenzar.

Cuando inicie el panel por primera vez, estará en la pestaña Información que le indica si Hazel se está ejecutando o no y le brinda otra información. Verá un botón que dice “Iniciar Hazel”, pero déjelo desactivado por ahora. Si lo inicia ahora, todas sus reglas se aplicarán en el momento en que las guarde, lo que puede no ser lo que desea si recién está comenzando.

Sin embargo, asegúrese de marcar la casilla de abajo que dice “Mostrar el estado de Hazel en la barra de menú”.

En el lado izquierdo de la ventana, verá una columna con una lista de carpetas. Haga clic en una de esas carpetas y verá el panel de la derecha, etiquetado como “Reglas”, que se llena con algunas casillas de verificación. Estas reglas de demostración están incluidas en Hazel y actualmente están desactivadas, pero pueden ser útiles como inspiración.

1. Limpie su carpeta de descargas con regularidad

Tiendo a usar mi carpeta de Descargas como mi directorio “en cubierta”. Como tal, se llena de archivos que alguna vez fueron importantes pero que ahora son inútiles. Afortunadamente, podemos crear una regla muy simple que nos ayude a resolver ese problema.

1. Para crear una nueva regla en Hazel, primero haga clic en la carpeta que desea que Hazel supervise en la barra lateral Carpeta. En este caso usaremos la carpeta Descargas. Luego, haga clic en el botón más.

2. Dé a su regla un título que explique claramente su función.

Ahora configuraremos nuestros criterios.

3. Haga clic en el menú desplegable denominado “Nombre” y cámbielo a “Fecha de la última apertura”.

4. Haga clic en el menú desplegable con la etiqueta “es” y cámbielo a “no está en el último”.

5. Cambie “1 hora” a “7 días” o cualquier intervalo de tiempo con el que se sienta cómodo.

En la siguiente sección, estableceremos qué hacer con los archivos que coinciden con nuestros criterios.

6. Haga clic en “ninguna carpeta seleccionada” y cámbiela a “Papelera”.

7. Para guardar la regla, haga clic en Aceptar. Si Hazel está activado, esa regla se aplicará inmediatamente después de hacer clic en Aceptar, por lo que cualquier archivo que tenga más de siete días se moverá a la papelera.

Esta es quizás la regla Hazel más simple posible, pero sigue siendo útil. De hecho, uso algunos en conjunto, que mueven y eliminan archivos en diferentes momentos según su tipo y edad. Aquí hay una captura de pantalla de mis reglas de Descargas actuales con títulos que deberían darle una idea de lo que hacen.

2. Organizar y comprimir archivos antiguos

Esta regla que utilizo para organizar mi escritorio se divide en dos partes. Primero, configuraremos una regla que coloca los archivos antiguos en una carpeta específica.

1. Haga clic en la carpeta de su Escritorio en la barra lateral. Si la carpeta Escritorio no está allí, haga clic en el botón más debajo de la lista de carpetas.

2. Haga clic en el botón más en el panel de reglas para crear una nueva regla.

3. Cambie el menú desplegable de su Nombre a “Fecha de la última modificación”, “no está en la última” y cambie el intervalo de tiempo a una semana.

4. Cambie el menú desplegable Mover a “Ordenar en subcarpetas”.

5. Haga clic en el cuadro de texto después de “con patrón” para que aparezca una lista de tokens de cambio de nombre que puede usar. Seleccione “fecha actual”.

6. Haga clic después del token de fecha actual en su cuadro de texto y escriba “archivo”.

7. Haga clic en Listo para cerrar el cuadro de texto y en Aceptar para confirmar la regla.

Ahora configuraremos como regla para comprimir esas carpetas en archivos ZIP.

8. Cree otra regla nueva en la carpeta Escritorio haciendo clic en el botón más debajo de la lista de reglas.

9. Cree dos reglas: el nombre contiene “archivo” y el tipo es carpeta.

10. Haga clic en el menú desplegable de acciones para seleccionar Archivar.

Esta regla archivará automáticamente todo lo que no se haya modificado en los últimos siete días.

3. Cambiar el nombre y archivar documentos escaneados según el contenido de OCR

Esta última regla requiere algún hardware o software externo para que funcione. Utilizo mi ScanSnap, que convierte documentos escaneados en PDF con datos de texto en vivo incrustados. De esta manera puedo archivar automáticamente el papeleo escaneado en las carpetas apropiadas.

A estas alturas, ya sabe cómo leer esta regla. Coincide con tres condiciones, utilizando el contenido del PDF como desencadenante de las acciones siguientes. Cuando encuentra una coincidencia, la regla cambia el nombre de la carpeta con la fecha en que se creó el escaneo y el nombre de la factura, y la archiva en mi carpeta “Declaraciones”.

Conclusión

Una vez que haya terminado de crear todas sus reglas, puede volver a Preferencias del sistema y activar Hazel.

Como puede ver, Hazel es increíblemente poderosa y las tres reglas anteriores son solo ejemplos. Tómate el tiempo para jugar y experimentar, y seguro que encontrarás algo útil.

¡Si te ha gustado vota con 5 Estrellas!
(Votos: 0 Promedio: 0)

Escribe Aquí Tu Comentario