3 formas de proteger su documento en Microsoft Word 2013

Al crear su documento de Word, es posible que algunos de ustedes quieran protegerlo y evitar que otros lo vean o realicen cambios. Hay algunas características de seguridad en Microsoft Word 2013 que le permiten proteger y asegurar sus documentos. Vamos a ver.

1.Haga que sus documentos sean de solo lectura

Microsoft Word 2013 permite al usuario hacer documentos de solo lectura para que nadie más pueda editar el documento. Esto es muy similar a convertir el documento a formato PDF para que se convierta en la copia final sin contenido editable. Esta función se denomina marcar el documento como final. Siga los pasos a continuación para marcar el documento como final y hacerlo de solo lectura.

1. Vaya a Archivo -> Información

2. Haga clic en el botón desplegable “Proteger documento”.

3. Seleccione “Marcar como final”.

4. Word solicitará una confirmación indicando que el documento se marcará como final y luego se guardará. Deberá presionar el botón OK.

5. Recibirá un cuadro de información que indica lo siguiente:

Este documento se ha marcado como final para indicar que la edición está completa y que esta es la versión final del documento. Cuando un documento se marca como final, la propiedad de estado se establece en “Final” y los comandos de escritura, edición y corrección de pruebas están apagados. Puede reconocer que un documento se ha marcado como Final cuando aparece el icono Marcar como final en la barra de estado.

Puede editar el documento nuevamente haciendo clic en el botón “Editar de todos modos” que se muestra con una franja amarilla en la parte superior.

2. Proteja sus documentos con contraseña

La protección con contraseña existe desde Word 2007. En Word 2013, puede proteger sus documentos con contraseña siguiendo estos pasos:

1. Vaya a Archivo -> Información

2. Haga clic en el botón desplegable “Proteger documento”.

3. Cifrar con contraseña

4. Se abrirá una nueva ventana de diálogo que le pedirá que ingrese la contraseña de cifrado. Ingrese la contraseña y presione OK.

5. Deberá volver a ingresar la contraseña y presionar OK nuevamente.

Siempre que desee volver a abrir el documento, Word le pedirá la contraseña.

Tenga en cuenta que si olvida la contraseña de cifrado, Microsoft Word no ofrece ninguna forma de recuperar el documento. Probablemente necesitará utilizar utilidades de descifrado de contraseñas de terceros que son caras o no siempre funcionan.

3. Crear formularios en Word con campos editables

Hay ocasiones en las que desea agregar un formulario a su documento. Word 2013 le permite crear formularios con campos editables. Deberá habilitar la pestaña de la cinta Desarrollador, lo que se puede hacer siguiendo los pasos a continuación:

1. Vaya a Archivo -> Opciones -> Personalizar cinta.

2. Seleccione la casilla de verificación “Desarrollador” que está desmarcada de forma predeterminada. Verá una nueva pestaña denominada Desarrollador en la cinta de Word 2013.

Después de crear el formulario, puede seguir los pasos a continuación para activar solo los campos del formulario para su edición. El resto del texto no se podrá editar.

1. Abra el documento con los campos del formulario.

2. Vaya a Archivo -> Información

3. Haga clic en el menú desplegable Proteger documento y seleccione Restringir edición.

4. Esto abrirá una barra lateral con diferentes opciones. Tienes que seleccionar “Completar formularios” en la edición de restricciones. También seleccione la casilla de verificación “Permitir solo este tipo de edición en el documento”

5. Haga clic en el botón “Sí, comenzar a aplicar la protección” debajo de “3. Iniciar la aplicación ”.

6. Se le pedirá que proteja el documento con contraseña. Puede ingresar la contraseña dos veces para hacerlo.

Puede entregar este documento con el formulario a cualquier persona que pueda ingresar los campos del formulario y guardar el documento. Nada más será editable. Para que sea editable nuevamente, deberá ingresar la contraseña que creó mientras restringía el documento.

Conclusión

Si bien hay muchas suites de oficina, ninguna de ellas es tan rica en funciones como Microsoft Word. Con las funciones de seguridad mencionadas anteriormente, podrá crear y proteger sus documentos con poco esfuerzo. Siempre prefiero usar Microsoft Word para escribir y proteger mis documentos. ¿Que pasa contigo? ¿Qué funciones de seguridad de Microsoft Word le gustan y utiliza más?

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